Desafios del control de contenido
Después
de haber estado involucrado en una serie de proyectos de gestión de
contenidos empresariales (ECM ) en toda mi carrera , muchos factores
pueden influir en el éxito o fracaso de una iniciativa de este tipo . A
menudo, las organizaciones a evaluar adecuadamente sus necesidades de
negocios o antes de tiempo , seleccione un sistema antes de la
definición de sus procesos. Como resultado de ello , conseguir ECM derecha puede ser un desafío ,
incluso para los recursos técnicos y financieros más ilimitadas.
Utilizando
la tecnología , ECM proporciona a las organizaciones un marco para
definir los procesos asociados con la creación , enriquecedora / anotar,
gestión y entrega de contenido a los interesados internos y externos.
He encontrado que la ECM ha llegado a significar más una amplia gama
de tecnologías y las necesidades del negocio de una oferta de productos
monolítica real.
Primeros pasos
Una de las primeras organizaciones se encuentran con desafíos cuando se mira en ECM es lo que la solución debe abarcar . Kyle
McNabb de Forrester Research afirma que ECM abarca la gestión de
documentos , gestión de contenidos Web , imágenes de documentos ,
gestión de registros y gestión de activos digitales , y está
estrechamente alineado con la colaboración y la gestión de procesos
empresariales ( " Resumen del tema : Gestión de Contenidos Empresariales
" Kyle McNabb , Forrester , marzo de 2008 ) . Recientemente
, Tony Byrne de CMS Watch y varios otros analistas de la industria que
trabajan en la iniciativa ECM3 (Enterprise Content Management Maturity
Model ) han ofrecido hasta la noción de que ECM no debe abarcar la
gestión de contenidos Web y " disciplinas publicación orientada
relacionados. " (cite : ecm3.org )
Mi
sesgo es en realidad alrededor de la gestión de los objetos de
contenido para el propósito de conservación y reutilización en
diferentes contextos . Esto
incluye la entrega de imprimir , Web , móvil, dispositivos de lectura
electrónica , así como el reenvasado diferentes objetos de contenido
para crear nuevas ofertas. Mi
visión del ECM consta de gestión de contenidos web, gestión de activos
digitales , algunos aspectos de la gestión de documentos , y otros
componentes de aplicación multicanal. Además,
para los editores de contenido , creo que las tecnologías de servidor
XML y procesamiento del lenguaje natural pueden estar estrechamente
alineados con una estrategia de ECM. No estoy diciendo que la gestión de documentos y de imágenes digitales
no pueden formar parte de una estrategia de ECM - sólo que mis clientes
particulares suelen manejar los requerimientos del negocio por separado
de las necesidades reales de todo crear , anotar / enriquecedora ,
gestión y entrega de contenido .
En primer proceso, entonces Tecnología
Primeros
pasos en el ECM puede ser abrumadora , ya que hay muchos componentes
críticos - la gente, procesos, tecnología , presupuesto, gestión de
buy-in , etc Lo que hemos encontrado es que nuestros clientes están
perfectamente satisfechos de centrarse en los desafíos específicos que
están tratando resolver
y no se obsesione con la amplia gama de lo que significa ECM para
analistas de la industria o de los proveedores de software . Por
ejemplo , si un cliente está buscando para gestionar los registros o
documentos , que se reunirán los requisitos y casos de uso de documentos
específicos a esa necesidad , que pueden o no incluir la gestión de
activos digitales . Esto no exime a la empresa de tratar de trazar su estrategia de ECM en general y las tecnologías apropiadas que apoyen. Sin embargo, se habla de la necesidad de un enfoque por fases para la
implementación de los diversos ámbitos de la ECM en lugar de tratar de
implementar todo de una vez .
Un tamaño no sirve para todos
Los
vendedores y otros en la industria pueden argumentar que para
implementar ECM con éxito es necesario seguir con pila de aplicaciones
de un único proveedor de software. En
realidad, los diferentes proveedores son más fuertes en ciertas áreas -
por ejemplo la gestión de documentos , por ejemplo - pero más débil en
áreas como la gestión de activos digitales o gestión de contenidos Web. Dados los considerables costos de la implementación de una plataforma
de ECM , éste es otro caso fuerte para centrarse en la solución de los
retos empresariales que, o bien ofrecer hasta ganancias de productividad
medibles o, en el caso de las funciones de publicación multicanal de
ECM , los nuevos modelos de ingresos .
Comience con su negocio y los requisitos funcionales
Trate de organizar esos requisitos en los ámbitos de la funcionalidad que aparece ECM de manejar. NO arranque desde suites de productos , ya que te puedes distraer por
las capacidades del producto y puede perder de vista sus necesidades
específicas.
analizar Workflow
Las
empresas a menudo quedan atrapados al tratar de implementar el flujo de
trabajo en las iniciativas de ECM , que es un esfuerzo digno si los
flujos de trabajo están bien definidos y respetados. Sin
embargo, si usted tiene problemas con los flujos de trabajo existentes ,
es posible que vuelva a cumplir malos procesos con la tecnología, lo
que hará que las cosas empeoren. Además,
si usted no tiene un consenso sobre el flujo de trabajo ( s ), es
posible que tenga problemas de gestión del cambio ( la adopción del
usuario ) cuando se va a la implantación de fase. Las empresas a menudo tienen los flujos de trabajo mal definidos o
demasiadas excepciones dentro de un flujo de trabajo , y tratando de
capturar a todos en su implementación de ECM serán costosas y,
finalmente, puede crear un conjunto muy confusa de interfaces.
Políticas y Procedimientos de Documento
Otro
gran reto en una implementación ECM es que las empresas o bien no
documentar políticas y procedimientos para la administración de
documentos / registros / contenido, o no tienen gobernanza y la
supervisión suficiente sobre esos objetos digitales. Esto
puede no ser tan evidente en las implementaciones de ECM en que los
activos sean contratos o archivos de recursos humanos , pero se
convierte en un problema importante cuando la aplicación ECM se trata de
activos digitales. En
este tipo de implementaciones , no es raro encontrar numerosos archivos
duplicados , o peor aún , los pequeños cambios en las versiones que son
casi imperceptibles , pero no documentados . El reto que he encontrado es que la gente simplemente rellenan esos
viejos archivos en su ECM como si fuera a recuerdos antiguos en una caja
en el ático, dichos activos serán tan difíciles de encontrar como los
diversos objetos de adorno de antaño.
Comprender los tipos de datos
Uno
de los mayores desafíos que muchas empresas tienen que superar es cómo
manejar trozos de información en diferentes formatos de archivo. Ese
dato tiene que ser almacenado en forma elemental y su físico , negocios
y propiedades semánticas de alguna manera capturado , ya sea
automáticamente o por medio de la entrada de datos manual. Mientras
que una solución ECM puede parecer extenso y complejo , es mi opinión
que las empresas deben pensar en pequeño y mirar a los propios objetos
que necesitan ser almacenados . De esta manera, incluso si había errores en la implementación de ECM ,
al menos se han protegido a sí mismo en el futuro mediante el
almacenamiento de forma adecuada y describir las masas de los elementos
de contenido .
Metadatos y Taxonomía
Otra
área de desafío en ECM es la definición , aplicación y gestión de la
información descriptiva sobre los objetos de contenido . Las
empresas son a menudo demasiado entusiasta acerca de la información que
les gustaría a los usuarios aplicar a los contenidos, y en el proceso
de crear decenas de campos de metadatos que deben ingresarse con cada
subida de un objeto. Recientemente , las empresas están buscando implementar (PNL)
herramientas que pueden extraer el significado de los objetos de texto
de contenido basado en taxonomías especialmente preparados - que son
relevantes para el negocio de procesamiento de lenguaje natural.
Esta
es una tendencia prometedora , pero la tecnología es cara, y yo
actualmente no estoy viendo que la amplia adopción de los motores de
minería de texto . Sin
embargo , las empresas que ven esto como un problema grave y están
invirtiendo en la investigación para determinar el retorno de la
inversión va a comprar estas soluciones de PNL . A medida que los niveles de precios bajan, más sistemas tendrán PNL
incrusta como parte de la solución , esto aumentará la adopción.
No ir por libre
Siempre me sorprende cuando las empresas optan por implementar soluciones de ECM por sí mismos. Las
tecnologías y flujos de trabajo asociados con documentos, registros , y
la gestión de activos digitales requieren profundos conocimientos
técnicos . Sin
embargo , puedo entender que a las grandes compañías de emisión tienen
es que los vendedores o consultores pueden enviar recursos técnicos con
experiencia en la tecnología , pero no la experiencia en el tema . Esta es invariablemente uno de los mayores desafíos que los requisitos
de negocio y funcionales , casos de uso , arquitecturas de sistemas y
planes de integración están a la altura .
Una
manera de conseguir alrededor de eso es asegurarse de que usted
contrata a una empresa de consultoría que no sólo es experto en la
tecnología, pero también ha trabajado dentro de su mercado vertical ( s )
, y entiende los retos empresariales. De lo contrario, la segunda mejor opción es conseguir que sus expertos
en la materia ( PYME) entrenados en la tecnología y contratar a una
tienda de consultoría técnicamente hábil para apoyar al SME .
Tome un enfoque por fases
He
visto empresas tratan de aplicar demasiadas cosas a la vez , que es
menos una cuestión acerca de ECM que alrededor de la gestión de
proyectos de la empresa . Vale
la pena repetir aquí que un enfoque por fases con el desarrollo
30/60/90 días y los ciclos de integración sigue siendo la forma más
segura de realizar cualquier tipo de tecnología (es). También, en caso de duda acerca de un enfoque , la realización de la
prueba de concepto o Spike pruebas es una buena manera de probar las
hipótesis técnicas para determinar su eficacia .
Definir el alcance
Sobre
una base regular si convoca a los clientes a nivel departamental para
ayudar a ese grupo a obtener lo que podríamos llamar una "estrategia de
contenido empresarial " documentado . Sin
embargo , queda claro que se trata de una estrategia de la empresa para
sus propias necesidades departamentales , y de hecho podría haber otros
departamentos que ya cuentan con tecnologías y prácticas de ECM en el
lugar que no sería relevante para mi cliente . No tengo una respuesta mágica aquí - Creo que lo más seguro que hacer
es documentar los requisitos del departamento, y luego ir a otras
divisiones / segmentos del negocio para ver si lo que han implementado
puede adaptarse a las necesidades documentadas .
Sr
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